Réussissez vos réunions à distance

Ce petit article vous propose des bonnes pratiques pour que vous réussissiez vos réunions à distances.

Les réunions

Chaque réunion a une audience, un but et une forme spécifique. Par exemple :

  • Adhoc et spontanée : pour obtenir une réponse rapide, quand une discussion au travers de la messagerie instantanée ne suffit plus
  • Un seul locuteur et planifiée : résultats trimestriels, entretien avec des candidats,
  • Centrée sur l’équipe / le projet et planifiée: réunions hebdomadaires, coordination d’événements, comité de pilotage

Une réunion réussie est la combinaison de trois étapes

1. Avant la réunion

  • Définissez un agenda clair, consultez les notes et les actions définis lors de la dernière réunion
  • Envoyez l’invitation en y ajoutant systématiquement une connexion de conférence (Teams/Skype/Zoom/WebEx…) ; ajoutez dans l’invitation que les participants qui n’ont pas l’application peuvent se connecter via leur navigateur web.
  • Vous pouvez ajouter dans l’invitation un lien vers les documents qui seront partagés, dans le cas où le partage d’écran durant la réunion est inopérant pour certain
  • Connectez-vous 5 minutes avant la réunion pour tester si votre micro et caméra fonctionnent (indispensable dans une salle de réunion)

2. Pendant la réunion

  • Démarrez à l’heure, les participants à distance vous remercieront
  • Humanisez les échanges en activant votre caméra et en demandant à chaque participant de faire de même
  • Concentrez l’attention sur vous en utilisant la fonction Flouter mon arrière-plan de votre application (si disponible)
  • Échangez, partagez des liens et des fichiers dans la partie chat de la réunion ; facilitez les questions / réponses
  •  Enregistrez la réunion pour les absents en demandant l’accord aux participants
  • Prenez des notes, partagez-les en direct pour que chacun puisse les voir et les ajuster en temps réel (via partage d’écran ou page de note d’équipe)
  • Assurez-vous que chacun ait pu participer aux échanges (en parole ou en écrit),
  • Si les participants sont nombreux, demandez-leur au début de couper leurs micros (vous pouvez aussi les couper vous-même)
  • Si vous êtes seul, utilisez un casque pour une meilleure qualité de sonore (pour vous et pour les autres)
  • Si vous êtes à plusieurs dans une salle, utilisez un speakerphone avec une caméra extérieure pour que les autres participants aient une meilleure expérience

3. Après la réunion

  • Tous les participants repartent avec le compte-rendu et les actions associées. Ils peuvent directement initier les actions demandées et en assurer le suivi de manière dynamique.
  • Même si vous n’avez pas pu participer à la réunion, retrouvez à tout moment le replay de la réunion, les messages, les fichiers, les notes partagés dans l’historique de conversation de la réunion

Louis-Pierre Guillaume

Support de formation (Microsoft Teams) :

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