Comment mieux faire collaborer un CoDir en multi-sites ?

Alors que de nombreux directeurs s’interrogent sur les problèmes de communication entre les membres de leur comité de direction, surtout en distanciel, nous faisons le point sur les moyens d’améliorer le fonctionnement de l’équipe.

CoDir Comité de direction

Les enjeux

Résoudre les problèmes d’efficacité ou d’engagement dans son équipe, en particulier en multi-sites ou à l’international est un énorme défi. Ces dysfonctionnements ont été amplifiés par la vague du télétravail, l’éclatement des équipes, l’accélération des changements induits par les technologies, l’absence d’accompagnement… Les organisations ont essayé de compenser avec du team-building, des formations, des outils collaboratifs, du coaching individuel …, mais réalisent que ça ne suffit pas.

Collaborer, ça se décide !

Un CoDir fonctionne bien lorsque ses membres communiquent, fonctionnent en équipe, et arrivent à créer une dynamique collective.

Communiquer

La communication commence par l’écoute. L’écoute des autres permet de comprendre leurs besoins, leurs modes de fonctionnement, leurs styles de réactions à des stimuli (stress, demandes, etc.), leurs activités de tous les jours et aussi leurs contraintes (imposées par l’organisation, le management, l’environnement). L’écoute de soi permet de comprendre de son propre mode de fonctionnement, de ses besoins, de ses motivations, de ses croyances, de ses biais et de ses réactions. Cette écoute est amplifiée par la mise en œuvre permanente des principes de la communication non violente (CNV) et de l’écoute active.

Principes de la CNV

Principes de la CNV

 

La communication se base sur des faits. Il est important de rendre l’implicite explicite, surtout pour les relations à distance, afin d’éviter les qui pro quo qui peuvent parfois mener à des échanges de courriels incendiaires. Nous avons tous tendance à décrire des situations, des événements ou des personnes avec des termes négatifs, en exprimant des jugements de valeur que nous croyons objectifs, alors qu’ils sont le fruit de notre propre grille de lecture. Être capable de détecter ses propres jugements de valeur et de les remplacer par des faits bruts (parole, geste, action, caractéristique physique …) facilite la communication.

Le jugement de valeur Le fait
« Il m’a manqué de respect » « Il ne m’a pas dit bonjour »
« Elle m’a humiliée » « Je me suis sentie humiliée »
« Il a fait n’importe quoi » « Il n’a pas respecté la procédure »
« Elle est fainéante » « Elle arrive à 10h00 parce que… »
« Il est hypocrite » « Il ne peut pas dire ce qu’il pense »

La communication consiste à partager du savoir et de l’information. Cette communication est amplifiée par les échanges, non seulement top-down, mais aussi bottom-up et transverse. L’équipe collectivement gère son savoir, formel et informel, afin de faciliter son accès et son partage. Chacun a conscience que la rétention d’information, dans un but de contrôle, est contre-productive au bon fonctionnement de l’équipe.

Fonctionner en équipe

Fonctionner en équipe, c’est définir des règles de fonctionnement communes. L’équipe peut ainsi formaliser et équilibrer les temps d’échange durant les réunions (conversation/écoute active, présence à l’autre), selon l’activité et le besoin du moment. Elle adapte le format et la durée des réunions au mode choisi (présentiel ou distanciel). Elle évite au maximum les réunions hybrides, source de frustration pour les participants distants. Chacun apprend à maîtriser les outils digitaux et les méthodes d’animation, pour faciliter les moments collectifs et les rendre plus agréables.

Fonctionner en équipe, c’est définir des buts/objectifs. Des objectifs individuels, bien sûr, mais surtout des objectifs d’équipe, qui permettent de souder le groupe et d’éviter le chacun pour soi.

Créer une dynamique collective

Un CoDir, c’est une dynamique collective. Il est indispensable d’instaurer des rituels communs, tels que les réunions hebdomadaires, mensuelles. Instaurer des réunions individuelles régulières est aussi très important lorsque l’équipe est éclatée, car il n’y a plus de rencontres informelles possibles autour de la machine à café ou d’un repas à la cantine. Chacun doit pouvoir “vivre sa vie” au sein du CoDir et s’emparer de sujets qui l’intéressent et auxquels il souhaite contribuer. Pour développer l’entraide et resserrer les liens, n’oubliez pas de mettre en place des groupes de travail au sein du Codir (2 à 3 personnes), qui feront une restitution de leurs travaux auprès de leurs pairs.

Nos convictions

Les membres du CoDir ont la capacité et la puissance de trouver ensemble des possibilités encore inexplorées pour résoudre leurs problèmes de collaboration. Ils doivent de se faire confiance pour co-construire des solutions opérationnelles qui rendent immédiatement l’équipe plus performante. Pour cela, ils ont parfois besoin d’une aide extérieure qui leur permettra de mobiliser les potentiels de l’équipe pour lui permettre de donner toute son efficacité. Cette aide extérieure, c’est le coach d’équipe.

Louis-Pierre Guillaume

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